Sin ánimo de entrar en una definición académica de lo que es un cuadro de mando lo podemos definir de forma sencilla como una representación gráfica y numérica de una serie de indicadores, previamente establecidos, orientados a la toma de decisiones. O simplemente como un informe supervitaminado.

Partiendo de esta definición nos vamos a centrar en la resolución técnica del mismo. Durante los próximos post vamos a ver a través de un ejemplo práctico la elaboración de un cuadro de mando correspondiente al área comercial.

He elegido el área comercial porque creo que es el más fácil de entender por todos los integrantes de la organización, no digo que sea la mas sencilla, sino que lo que vamos a analizar son las ventas de dicho área, y eso entiendo que son conceptos mas entendibles que términos como rentabilidad económica, apalancamientos ratios etc …

Un resumen de la empresa para que podamos entender mejor el proceso es la siguiente:

Es una empresa comercial que se dedica a vender 5 tipos de productos (gominolas, caramelos duros, chicles, piruletas y caramelos sin azúcar). Es de ámbito nacional y tiene 7 vendedores. Las provincias de España se han agrupado en 7 zonas, asignando a cada zona un comercial.

Paso O

Lo primero que tenemos que tener muy claro es definir qué información necesitamos que aparezca en el cuadro de mando. Los famosos KPIs (Key Performance Indicator). Existen multitud de páginas y libros donde ver que tipo de KPI son adecuados para cada área de la empresa, pero no hay que cometer el error de poner indicadores por poner, hay que incluir solo aquellos que necesitemos

Aunque este paso es el mas obvio, generalmente es el mas olvidado de todos, he visto empezar a crear cuadros de mando (yo mismo lo he realizado) con la información que teníamos, juntado tablas a ver que salía y después reflejando esos datos en una hoja. El producto obtenido generalmente no servía para nada puesto que eran una serie de indicadores que nadie había solicitado, con información que era imposible de actualizar y mucho menos revisar.

Lo más fácil es poner por escrito la información que queremos ver:

Por ejemplo en nuestro caso queremos que nuestro informe tenga la siguiente información:

  • Ventas divididas por vendedor y provincia
  • Ventas por mes y Zona
  • Consecución de los objetivos
  • 10 mejores clientes con indicación de ventas y peso de las mismas sobre ventas totales
  • Ventas y peso de las mismas por cada tipo de producto

Con esos indicadores de momento va a ser suficiente. No es mi intención en exponer un listado detallado de todos los indicadores propios del área comercial, ni siquiera unos indicadores válidos para todas las empresas. La intención de este post es ver como resolver el encargo que nos haga nuestro jefe o las necesidades de información que tengamos nosotros.

Cada empresa sabe perfectamente que información necesita para poder tomar las decisiones oportunas, y si no lo sabe por muy bueno que sea el cuadro de mando que le diseñemos no le va a servir de nada.

Es muy importante que dediquemos el tiempo necesario a definir que información vamos a reflejar antes de empezar a hacer nada. Todo el tiempo que dediquemos ahora es tiempo que vamos a ganar puesto que realizar modificaciones a posteriori, aunque se pueden hacer, nos van a llevar mas tiempo que realizarlo todo de cero.

Añadir nuevos indicadores a mitad del proceso solo nos puede llevar a crear un modelo que posteriormente sea inviable su actualización y la trazabilidad de los datos.

Paso 1

Definida la información que queremos representar. Lo siguiente es ver de dónde la vamos a obtener. Os dejo las tablas con las que vamos a trabajar, estas están obtenidas directamente de nuestro ERP.

Lo mejor sería acceder directamente a las tablas en cuestión y obtener la información de ellas (aquí es cuando los informáticos me empiezan a mirar mal) pero muchas veces no nos van a dejar, y en nuestro caso, por razones obvias, no tenemos mas opciones que obtener la información de otros archivos excel.

Nadie conoce vuestra empresa mejor que vosotros y por lo tanto nadie mejor que vosotros para saber que tabla/informes debéis descargaros para obtener la información.

¿Y que pasa con la información que no esta en el ERP? Pues que no nos va a quedar mas remedio que meterla a mano. Aquí es donde cobra especial relevancia la necesidad de tener configurado un buen sistema de información dentro de la empresa.

En este paso nos tendremos que plantear si el beneficio que nos va a proporcionar la información obtenida compensa el coste de obtenerla. Medir se puede medir todo, pero muchas veces el coste de la medición es muy superior a los beneficios que vamos a obtener.

Paso 2 y siguientes

En los siguientes post entraremos en harina y empezaremos a ver como transformar todos los datos en información. De momento os dejo un vídeo con el resultado que queremos obtener.

Nuestro Objetivo

Desde que estaba en la Universidad, siempre me gustaban mas las clases que empezaban por el final, indicando dónde queríamos llegar. Así que siguiendo ese ejemplo os dejo cual es nuestro objetivo. Ya veréis que es muy fácil conseguir algo como esto.

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