Todos los que trabajéis con las entidades publicas (Organismos públicos, Ayuntamientos, Consejerías, etc …) sabéis que las facturas a partir de cierto importe no pueden ser enviadas en papel, sino que tienen que ser electrónicas y han de ser remitidas por el sistema FACe según los parámetros que previamente se han establecido.

No voy a entrar a valorar la bondad o no de este sistema. Personalmente opino que es una maravilla ya que con ello nos evitamos que las facturas acaben en un cajón, o si acaban, que por lo menos no puedan decir que no sabían nada de ella, porque ahora todo queda registrado.

El problema

El problema es que todo este sistema nos supone un coste administrativo, tanto de emisión como de gestión.

La solución

Automatizar todo el proceso de seguimiento de las facturas introducidas en el sistema. Os comparto el archivo que yo utilizo, que espero os sea de utilidad.

El archivo esta probado en Excel 2013 – Outlook 2013 y Excel 2019 – Outlook 2019. Pero antes de utilizarle os recomiendo leer todo el post, o por lo menos la parte de configuración de Outlook

Proceso de creación.

Antes de entrar en la creación del sistema hay que entender un poco como funciona la plataforma.

Las diferentes situaciones en las que puede estar una factura emitida por el sistema FACe son las siguientes:

  • 1200 La factura ha sido emitida
  • 1300 La factura ha sido registrada en RCF
  • 2400 Contabilizada la obligación reconocida
  • 2500 Factura pagada

Del estado 1200 pude pasar eventualmente al siguiente estado

  • 2600 La Unidad rechaza la factura

Cada vez que una factura cambia de estado el sistema nos remite un correo electrónico, cuyo asunto solo puede ser uno de los siguientes:

  • «Notificación de recepción de la factura XXXXXXXXXX« Este mensaje lo recibimos cuando introducimos en el sistema la factura
  • «Notificación de modificación de estado de la factura XXXXXXXXXX« Este mensaje lo recibimos siempre que la factura cambie de estado salvo el primero.

Con todos estos ingredientes y el artículo publicado por John MacDougall en https://www.howtoexcel.org/vba/how-to-import-your-outlook-emails-into-excel-with-vba/ he creado un archivo que nos ayuda a conocer de forma automática la situación en la que se encuentran las facturas que hemos metido en el sistema.

Este archivo lo que va a hacer es obtener los emails que nos ha enviado la plataforma, importarlos en excel y a partir de ellos obtener la situación en la que se encuentran nuestras facturas.

Pasos a seguir

Configuración de Outlook

Para evitar tener que revisar todos los correos que nos llegan, yo he creado una regla en Outlook, para que este les remita todos los emails automáticamente a una carpeta que previamente he creado llamada FACE. Este paso no es obligatorio, podemos hacerlo a mano, pero la creación de reglas es muy sencilla y nos ahorrara mucho tiempo, así como nos evitara posibles errores.

Para crear una regla lo podemos hacer de forma muy sencilla desde el mismo correo sobre el que queremos con el botón derecho del ratón – reglas – crear regla.

Con esto lo que conseguimos es que todos los emails que recibamos del no-reply.face@correo.gob.es se muevan automáticamente a la carpeta de FACE, que será la carpeta que después desde Excel importaremos.

Configuración de Excel

En excel no tenemos que hacer nada, con que tengamos habilitadas las macros y pulsemos el botón que se creado a tal fin suficiente.

Resultado

Obtendremos por un lado un listado de todos los emails recibidos que estén en esa carpeta y por otro una tabla dinámica con la que podemos interactuar para realizar el seguimiento de las facturas.

El proceso de carga, dependiendo del ordenador que manejéis y de la cantidad de correos a exportar se puede demorar un poco.

Código de las formulas y código VBA

Para no extenderme mas y dado que toda la hoja esta desprotegida no voy a entrar a comentar las diferentes fórmulas utilizadas y el código VBA.

Lo único decir que si no queremos crear la carpeta FACE dentro de Outlook, o la queremos llamar de otra manera tendremos que modificar la línea del código siguiente:

Linea a modificar

Set Folder = OutlookNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Folders(«FACE»)

Cualquier duda sobre el código o las formulas utilizadas no dudéis en preguntarlo e intentare resolverlo de la mejor manera posible.

Espero que os sea de utilidad, y si encontráis algún error no dudéis en comentarlo para poder actualizar el archivo y que nos beneficiemos todos de ello.

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