Hoy en día todos los programas de facturación existentes (o por lo menos los que conozco) te generan el listado de clientes y proveedores para comprobar y posteriormente elaborar el modelo 347 (operaciones de mas de 3000 €)
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El Problema
Pero todos los años me encuentro con empresas que bien por desconocimiento, bien porque su programa no se lo permite, realizan este listado a mano, bien con calculadora, bien usando excel como una calculadora (no, eso no es saber utilizar excel).
Al final a parte de la perdida de tiempo que esto supone, hay que añadir la posibilidad de cometer errores a la hora de copiar los diferentes importes o fechas de las facturas, etc…
He visto casos de empresas que van apuntando las facturas en diferentes columnas de excel en función del trimestre al que pertenecen y después con una calculadora las suman.
La solución
Aunque sigo diciendo que lo mas fácil es aprender a sacar el listado directamente de nuestro programa de facturación, si esto no es posible, lo que seguro si podemos es obtener un listado en excel de las facturas emitidas y recibidas.
Pues bien con este listado y una tabla dinámica en menos de un minuto tenemos el listado de los importes totales y por trimestre de cada uno de nuestros clientes/proveedores.
¿Cómo hacerlo?
Partimos de una tabla que tiene que tener por lo menos los siguientes campos, Fecha de la factura, Código del cliente (puede ser el NIF, tiene que ser un dato único para cada cliente), Importe total de la factura.
Nos situamos en cualquier parte del listado e insertamos una tabla dinamica. En Excel 2013 Insertar – Tabla dinámica
Por defecto nos da un rango con todos los datos, no esta de mas que comprobemos que dicho rango es correcto (si hay alguna fila en blanco solo va a incluir hasta esa linea)
Colocamos los campos en el siguiente orden
Ya tenemos todos los datos dentro de la tabla dinámica, ahora solo queda adaptarles a nuestras necesidades. Lo primero es calcular los importes por trimestres.
Seleccionamos cualquiera de las fechas de la tabla dinámica y desde el menú Analizar – Agrupar selección
Seleccionamos Trimestres y Aceptamos.
Ya tenemos las cantidades por trimestres, aunque todavía tenemos el listado con mas datos de los necesarios.
Quitamos los subtotales puesto que no lo necesitamos para nada.
Solo nos queda ordenar los importes de mayor a menor para quedarnos solo con los importes mayores de 3000 euros.
La ordenación en las tablas dinámicas puede ser un poco liosa, pero con un poco de paciencia conseguiremos nuestro objetivo.
Desde la flecha desplegable del Código – Mas opciones de ordenación – Decendente – Suma de Total.
Resultado
Ya tenemos todos los datos de nuestros clientes por trimestres.
Nos quedaría hacer lo mismo con los proveedores.
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