Un amigo me comento una tarea que realizaba en el trabajo todos los días, que le llevaba mucho tiempo y que no aportaba ningún valor. Era un problema para él porque no le dejaba realizar otros tipos de trabajos y tampoco podía dejar de hacerla porque era una tarea de control y podría tener consecuencias dejarla a medias.
Listado de contenido
- El problema
- La solución
- Obtener el listado de pedidos escaneados
- Tabla de pedidos emitidos
- Tabla de pedidos escaneados
- Combinar tabla de pedidos emitidos y de pedidos escaneados.
- Resultado
Tabla de contenidos
El problema
En la empresa se había detectado que de vez en cuando se dejaban pedidos sin entregar, (porque el pedido no se había impreso, se había perdido el papel, o el motivo que fuese).
Por lo tanto lo que tenía que hacer era comprobar que todos los pedidos se entregaban. Para ello todos los días le llegaban a la mesa los pedidos entregados y tenía que tacharlos de un listado que tenía.
Es una labor sencilla pero que le consumía mucho tiempo todos los días.
Yo le pregunte si tenía escaner en la empresa y si la empresa se podría permitir pagar 39 $ en comprar un OCR zonal.
Ante la respuesta afirmativa de mi amigo le comente como podría solucionar su problema y encima conseguir beneficios adicionales.
La solución
- Por un lado habría que escanear todos los pedidos
- El OCR zonal se encargaría de renombrar a los archivos escaneados con el nombre del pedido correspondiente. (Si quieres saber que OCR utilizamos por 39 $ pregúntamelo en un comentario)
- Crear un archivo excel con todos los pedidos emitidos hasta la fecha
- Comprobar de manera automática que los pedidos emitidos coinciden con los pedidos escaneados
El punto primero no tiene mucha explicación. Hoy en día existen impresoras con escaner que te escanean una o varias hojas de manera automática en uno o mas archivos.
El punto segundo tampoco hay que explicar mucho. Al OCR le indicas en que carpeta están los pedidos escaneados y dentro del pedido en que zona esta el número y se encarga el solo de renombrar todos los archivos con el número de pedido
El punto tercero solo consiste en crear una tabla con los pedidos. Podríamos crear una conexión con el ERP que se encargue de crear los pedidos o descargarnos un listado con los pedidos creados o simplemente hacer un listado de forma manual con todos los pedidos.
Y el punto 4 lo explicamos a continuación.
Obtener el listado de pedidos escaneados
Para este punto utilizaremos el complemento de Power Query para Excel si estamos utilizando Excel 2013 o 2010 y que ya viene como una característica adicional en Excel 2016 (menú obtener y transformar).
Tabla de pedidos emitidos
Para no alargar esto mas de lo debido vamos a simplificar el proceso creando a mano una tabla con todos los pedidos emitidos, proceso que nos llevara varios segundos.
Tal y como hemos dicho podíamos haber obtenido un listado de pedidos emitidos o bien haber creado una conexión con el ERP que utilicemos para emitir los pedidos y así obtener automáticamente el listado.
La columna fecha no hace falta ponerla.
Tabla de pedidos escaneados
En este punto empieza la magia.
Desde el menú de Power Query – Obtener datos externos – Desde un archivo – Desde una carpeta
Elegimos la ruta donde esta la carpeta con los archivos escaneados (tenemos que tener una carpeta solo con esos archivos)
Nos aparece la siguiente pantalla con todos los datos de los datos de los archivos. Para nuestro ejemplo solo nos interesa la columna «Name». Pulsamos editar y vamos limpiando los datos para quedarnos con lo que nos interesa.
Cómo ya hemos dicho solo nos interesa la columna donde viene el nombre del archivo. Por lo que quitamos el resto de columnas. Desde Inicio – Seleccionamos la columna que queremos dejar – Quitar columnas – Quitar otras columnas.
Como vemos cada archivo tiene la extensión .pdf, y dicha extensión no nos interesa, por lo que tenemos que quitarla. Si estuviésemos trabajando con Excel podríamos utilizar alguna combinación de funciones Izquierda/Largo, pero en PowerQuery es mucho mas fácil. Desde la pestaña Transformar -Dividir Columna.
Lo dejamos tal cual esta, para que nos separe el texto usando el «.» como delimitador.
Y este es el resultado. Podríamos quitar la columna Name.2 pero como no la vamos a utilizar mas adelante no es necesario quitarla en este momento.
Con esta tabla ya hemos acabado, ahora solo queda guardarla, lo hacemos desde el menú de Archivo – Cerrar y cargar en ….
No vamos a guardarlo como tabla sino solo la conexión, la tabla en si no nos sirve para nada, así que solo nos quedamos con la conexión.
Ya tenemos las dos tablas. Los pedidos emitidos y los pedidos escaneados. Ahora solo queda combinar dichas tablas para obtener los pedidos que hemos emitido pero que no están escaneados.
Combinar tabla de pedidos emitidos y de pedidos escaneados.
Desde el menú de Power Query – Combinar – Combinar
Elegimos las tablas, seleccionamos las columnas que nos van a servir para unir dichas tablas y en el tipo de combinación elegimos Anti izquierda. Con este tipo de combinaciones lo que queremos obtener es todos los registros de la primera tabla (Pedidos) que no esta en la segunda tabla (2019)
Al pulsar aceptar nos aparecen todos los registros de la tabla pedidos y la tabla 2019 agrupada para que podamos elegir los registros que queramos que aparezcan, pulsamos en la esquina superior y elegimos las columnas que queremos que aparezca. En nuestro caso va a dar igual que columna elijamos, porque todas van a tener el mismo valor «Null».
Resultado
Ya tenemos nuestro resultado, todos los pedidos emitidos que no tenemos escaneada la hoja de entrega. Solo nos queda guardar el resultado en una tabla, desde el menú de Power Query Inicio – Cerrar y cargar.
Y como ya hemos comentado en otros post. Lo mejor de este sistema es que una vez realizado este proceso, no tenemos que volver a repetirlo, la próxima vez que queramos ver que pedidos están sin escanear solo tendremos que pulsar el botón derecho del ratón sobre la tabla y pulsar en actualizar.
Aunque el proceso parece bastante largo, una vez estemos familiarizados con el apenas si lleva unos pocos minutos y después actualizarlo unos pocos segundos.
Y se puede aplicar a otros campos, como pueden ser los mandatos SEPA, las hojas de clientes con la autorización para que les podamos emitir información comercial, etc etc.
¿Qué otro uso le darías tu?
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