Información en varias tablas

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Os traigo otro post sobre creación de informes y su automatización, ya veréis que es una recurrente en todos los post el automatizar todos aquellos trabajos que no aportan valor y que nos van a permitir dedicar nuestro tiempo a lo que realmente nos puede hacer valiosos.

Suele ser bastante común que a la hora de elaborar nuestros informes tengamos que unir diferentes tablas, que bien están en un mismo archivo o bien están en archivos diferentes.

 

Problema a resolver

Vamos a completar el caso que planteabamos en el post Automatización de informes repetitivos añadiendo a dicho informe, las ventas por vendedor. Es decir necesitamos crear un informe con las ventas semanales por vendedor.

Os dejo el archivo vendedores por si queréis seguir el ejemplo.

Solución

Vamos a seguir utilizando Power Query para poder resolver dicho informe. Como ya hemos visto en post anteriores esta herramienta nos permite trabajar con datos de manera rápida y eficaz sin necesidad de tener conocimientos de programación.

Lo primero vamos a seleccionar el archivo vendedores. No nos limitamos a copiar y pegar su contendido (que lo podíamos hacer) porque creando esta conexión, cuando añadamos o quitemos algún vendedor solo tendremos que actualizar dicho activo y automáticamente se actualizara nuestro informe. A parte de evitarnos todos los problemas que genera el copia y pegar.

Desde el menú de Power Query – Desde un archivo – Desde excel

 

Elegimos el archivo Vendedores y aceptamos

 

Accedemos a la ventana de power query donde seleccionamos la hoja de vendedores y veremos una vista previa del contenido de la misma, pulsamos en Editar

 

Ahora solo nos queda adaptar los datos obtenidos a nuestras necesidades. Como vemos la tabla tiene filas en blanco, filas que no queremos y carece de encabezado en sus columnas.

1.- Quitamos todos las filas que no tienen datos y no nos interesan. Para ello podemos Quitar filas o filtrar todas aquellas que estan en blanco (Null)

2.- Eliminadas esas filas, nuestra primera fila corresponde con los encabezados de las columnas de nuestra tabla, por lo que desde Inicio – Usar la primera fila como encabezado conseguimos que nuestra primera fila pase a ser nuestros encabezados

3.- Y con esto ya tenemos realizado todos los pasos, solo nos queda pulsar en Inicio – Cerrar y cargar

 

Ya tenemos nuestra tabla de vendedores, y lo mas importante, cuando dicha tabla cambie, bien porque quitamos o porque ponemos nuevos vendedores no tendremos mas que actualizar los datos y ya tendremos la última versión del archivo cargado en nuestro informe. En algunas empresas la rotación de vendedores es muy pequeña, pero en otras es muy elevada.

Llegados a este punto tenemos dos tablas en nuestro archivo, una con las ventas semanales y otra con los clientes y a que vendedor corresponden.

Podemos unirla de varias maneras:

1.- De forma manual Ni me voy a molestar en comentarla.

2.- Con formulas, BuscarV o Indice + Coincidir. En este caso podíamos utilizar formulas para unir dichas tablas, no son muchos registros así que podría ser factible. El problema de unir tablas con formulas reside en que cada vez que hacemos un cambio o un cálculo en alguna parte de la hoja, automáticamente se recalculan todas las fórmulas, y si tenemos miles de registros, puede ocasionar que la hoja de cálculo se ralentice mucho pudiendo en el peor de los casos dejar de ser operativa.

3.- Usamos Power Query para unir dichas tablas, con lo que nos evitamos los problemas descritos en el punto dos, ademas de ser muy fácil e intuitivo.

Desde el Power Query – Combinar

Seleccionamos la tabla Ventas y la tabla Vendedores y la columna que es igual en ambas tablas es la de Código, por lo que las marcamos para que Power Query sepa como unir dichas tablas.

El Tipo de combinación dejamos el que aparece por defecto, generalmente es el que utilizaremos, mas adelante ya veremos las demás opciones para que nos pueden servir.

Vemos que nos aparecen las columnas de la tabla ventas y una columna nueva donde esta la tabla vendedores, para ver que campos queremos incluir lo podemos hacer pulsando en las flechas que tiene en la esquina superior derecha.

Nos aparecen todas las columnas de la tabla Vendedores, pero la única que nos interesa en la de vendedor, las otras dos ya las tenemos en la tabla ventas.

La seleccionamos y pulsamos aceptar.

 

Ya tenemos los datos como los queríamos, nuestro listado de ventas y a que vendedor corresponde.

A partir de aquí con una tabla dinámica podemos hacer el informe de ventas semanales por vendedor en unos pocos segundos.

Información adicional

Si nos fijamos en el archivo tenemos tres tablas, una de vendedores, otra de ventas y otra que es la unión de ambas. Las dos primeras ya no son útiles, solo pueden ocasionar que nos equivoquemos, por lo que lo mejor es eliminarlas. Si lo hacemos nos aparecerá un mensaje como el siguiente:

Tenemos que seleccionar Deshabilitar carga, con esto la conexión con el archivo Vendedores queda operativa pero no aparecen los datos. Si nos fijamos en la pantalla de Power Query veremos que tenemos consultas que son solo la conexión y otras en las que se cargan todas las filas.

No tiene ningún sentido mantener tablas que solo las utilizamos como pasos intermedios para llegar a nuestro objetivo final.

Mas adelante ya veremos que ni siquiera necesitamos estos pasos intermedios para lograr nuestro objetivo. Pero no adelantemos acontecimientos …..

Que tengas una buena semana.