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En ciertos puestos, administrativos, mandos intermedios, gerencia, es común que se destine gran parte del tiempo a la creación de informes, bien para consumo propio o bien para consumo de terceros. En cualquiera de los dos casos se puede dar la paradoja de que dediquemos mas tiempo a la elaboración de dichos informes que a su análisis.
Vamos a ver a continuación una técnica para automatizar los informes repetitivos. En el post Transformar informes bonitos en útiles, vimos como adaptar un informe a nuestras necesidades y ademas lo automatizamos para que si lo volvíamos a necesitar no tuviésemos que volver a realizar todo el proceso.
Problema a resolver
En este caso vamos a abordar otro caso muy común en las empresas. Supongamos que tenemos que enviar un informe sobre las ventas semanales a nuestro jefe. Para ello todas las semanas nos descargamos un archivo con las ventas de esa semana, el cual deberemos unirlo a las de las semanas anteriores y realizar el informe. Al final del año nos encontraremos con 52 archivos de ventas (uno por semana).
Realizar este informe se puede hacer de muchas maneras, desde hacerlo manualmente hasta hacerlo por medio de macros (programando), en el camino intermedio podemos utilizar Power Query que nos va a facilitar la tarea, haciéndola mucha mas rápida que de forma manual y sin tener los conocimientos necesarios de programación.
Sin querer entrar en detalles, comentaré que Power Query es un complemento para Microsoft Excel, gratuito, desarrollado por Microsoft. A partir de Excel 2016 viene integrado dentro de la pestaña de datos, pero en versiones anteriores esta disponible para su descarga a partir de la versión Excel 2010.
Parto de la base que tenemos instalado Power Query, es muy fácil de encontrar en la red, pero en caso de que tengáis algún problema, podéis dejarme un mensaje y os ayudare a descargarlo e instalarlo.
Pasos previos (os podéis descargar los archivos de ejemplo por si lo queréis realizar. Descargar Archivo)
Primero vamos a crear una carpeta a la que llamaremos «Ventas», la podéis llamar como queráis, pero sea como sea es un nombre que después no podréis cambiar a la ligera.
Vamos a colocar en la carpeta Ventas el archivo «Ventas Sem1.xlsx», el resto de archivos ya los colocaremos posteriormente.
Ya tenemos todo para empezar.
Vamos a crear un archivo fuera de la carpeta Ventas llamado Informe desde el que vamos a importar las ventas. Para ello pulsamos en la pestaña Power Query – Desde un archivo – Desde una carpeta
Seleccionamos la carpeta que habíamos creado llamada Ventas y Aceptamos
Vemos una tabla con diferente información como puede ser el nombre del archivo, la extensión, fecha de acceso, etc etc… A nosotros el único que nos interesa es el primero, el Content, el resto de datos por ahora no los necesitamos. Pulsamos en Combinar – Combinar y editar
Al igual que hacíamos en el post Transformar informes bonitos en útiles, seleccionamos la hoja donde esta la información, en este caso «Ventas» y aceptamos.
Lo primero que nos llama la atención es la columna Source.Name, en ella aparece el nombre del archivo con la extensión. En este caso no la necesitamos para nada, pero si tuviésemos varias empresas cuyas ventas quisiéramos agregar y no tuviésemos forma de distinguir un archivo de otro, aquí podía estar esa información. O fuesen ventas por vendedor, o cualquier otro tipo de información donde necesitásemos mas parámetros. Como ya hemos dicho nosotros no la necesitamos para nada así que la eliminaremos, con ella seleccionada pulsamos en Quitar Columnas.
Después vemos que tenemos filas que no necesitamos y que están vacías, esto lo podíamos hacer desde Quitar filas o filtrandolas, pulsamos en el icono que aparece en la cabecera de la columna y desmarcamos la casilla que pone (nulo).
Y por último necesitamos dar nombre a nuestras columnas, para ello pulsaremos en Usar la primera fila como encabezado.
Ya tenemos los datos de la primera semana como los queremos. Si observamos en la parte derecha de la pantalla se han ido reflejando todos los pasos que hemos estado realizando.
Pulsamos en cerrar y cargar y ya tenemos los datos en la hoja de calculo.
Tenemos los primeros datos, pero solo correspondientes a la primera semana.
Aquí, es donde empieza la «magia» metamos el resto de archivos de ventas en la carpeta de ventas y pulsemos Datos – Actualizar todo.
y vemos como automáticamente se han incorporado a la tabla de ventas las ventas de todas las semanas que hemos introducido en la carpeta «Ventas» .
Si nos fijamos en la fila 56 aparece otra vez la cabecera de las columnas, y esto aparecerá tantas veces como archivos nuevos hemos introducido.
La solución es muy sencilla, tendremos que modificar la consulta de ventas, para ello pulsamos dos veces sobre la consulta
Y después realizamos un filtro en la columna de factura filtrando el item de factura.
Ya tenemos las ventas semanales y ademas tenemos creado el sistema para que al incorporar nuevas ventas estas automáticamente se añadan a las ya existentes,
A partir de aquí ya podemos realizar el informe que nos han pedido.
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